Article publié dans le magazine L’Expertise – Décembre 2021
Par Lydia Martel, première vice-présidente
Plus aucun doute possible : la performance du SPGQ passe par la maîtrise de l’information. Les technologies de l’information et de la communication (TIC) sont une des clés du succès. La transformation numérique s’est amorcée au Syndicat, et c’était le passage obligé pour améliorer ses services. Afin de réaliser sa transformation numérique, le SPGQ a adopté un mode de gestion agile misant sur la collaboration et visant l’amélioration de l’expérience de ses employé.e.s et de ses membres.
Globalement, la gestion et la direction générale du Syndicat ont commencé à clarifier les procédures et à faire évoluer les modes opératoires au cours de la dernière année. Ce vaste chantier avance, notamment en ce qui a trait à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines et à la gestion intégrée de l’information. Les travaux liés à la compréhension des besoins, à la conception et à la mise en oeuvre de solutions ainsi qu’à la mesure des résultats sont orchestrés par le directeur général, puis réalisés par l’équipe des ressources informationnelles. Le budget nécessaire a été établi par la trésorerie et approuvé par le conseil syndical.
Dans la phase de consultation et de compréhension des besoins, l’équipe des ressources informationnelles a consulté le comité du conseil syndical, qui propose des recommandations au SPGQ sur les TIC. Elle a aussi interrogé chacun des services du Syndicat afin de connaître le plus finement possible leur réalité. C’est ainsi qu’elle a identifié avec précision les processus nécessaires pour que la chaîne de valeur du SPGQ soit bonifiée.
La communication est au cœur de la métamorphose qui s’opère au SPGQ. L’ensemble du personnel est sensibilisé à la nécessité du changement et aux avantages qui en découlent. Chaque corps d’emplois est également formé de manière à pouvoir s’adapter aux nouveaux processus et utiliser les nouveaux outils.
La clarification des procédures et des besoins liés à la nécessaire évolution des modes opératoires au sein du Syndicat a rapidement permis d’identifier une solution d’infrastructure hybride. Ainsi, les outils de bureautique et de collaboration fonctionnent maintenant en mode infonuagique, alors que le système de mission et l’archivage de documents anciens sont conservés à l’interne, ce qui permet de protéger les informations les plus sensibles.
D’ici la fin de l’année 2021, les actions prévues sont les suivantes :
- Clarification des procédures et des modes opératoires par le comité exécutif ;
- Mise en place d’une arborescence collective permettant le travail collaboratif ;
- Poursuite à l’interne de l’archivage de documents anciens ;
- Maintien à l’interne du système de mission et des bases de données ;
- Adaptation des outils de télécommunication au fonctionnement en mode infonuagique ;
- Mise en place de fonctionnalités permettant l’archivage de courriels ;
- Amélioration des fonctionnalités de création et d’édition de documents et de courriels ;
- Formation des employé.e.s à la cybersécurité ;
- Hébergement des données en territoire canadien.