Adjointe ou adjoint aux instances et à la présidence

Date limite pour postuler : 27 mars 2024, 16:30

Poste temporaire (12 mois)

Sommaire du poste

L’adjointe ou l’adjoint aux instances et à la présidence soutient administrativement la ou le secrétaire du SPGQ dans l’organisation ainsi que la présidence dans les différents dossiers sous sa responsabilité. Par ailleurs, cette personne peut avoir à se déplacer entre Québec et Montréal ou en région à l’occasion.

Description des fonctions

Au niveau du soutien administratif l’adjointe ou l’adjoint

  • Soutient la ou le secrétaire lors de l’organisation des différentes instances du SPGQ (conseil syndical, conseil d’unité d’accréditation de la fonction publique, assemblée des déléguées et délégués syndicaux, congrès, élections, etc.)
    • Réserve les salles pour les instances et assure un suivi ;
    • Collabore à la préparation de la convocation et de l’ordre du jour ;
    • Envoie les convocations des instances ;
    • Fait le suivi nécessaire quant aux présences et à la documentation déposée ;
    • Fait le suivi nécessaire quant aux présences et à la documentation déposée ;
  • Participe et assiste à l’organisation des différentes réunions de comités (comité d’appel du règlement numéro 3, comité d’unité d’accréditation, etc.)
  • Assure le suivi des dossiers reçus et les transfère aux personnes désignées, à la demande de la ou du secrétaire, pour suivi approprié et effectue des rappels sur une base régulière afin de respecter les délais fixés ;
  • Répond au téléphone, détermine la nature des affaires à traiter, établi les priorités et fournit l’aide appropriée ;
  • Agit comme secrétaire d’assemblée lors des instances syndicales comme les conseils syndicaux, pour assister la présidence d’assemblée (gestion des droits de parole, préparation des propositions, prise de notes, procès-verbaux), et les rencontres du comité exécutif.
  • Assiste la présidence dans la gestion de certains dossiers ;
  • Accompagne la présidence aux différents comités politiques et administratifs ;
  • Assure le suivi des dossiers reçus au bureau de la présidence et les transfère aux personnes désignées, assure un suivi approprié, effectue des rappels sur une base régulière afin de respecter les délais fixés ;
  • Tient l’agenda de la présidence. : fixe et confirme les rendez-vous, les rencontres et les déplacements, s’assure de sa présence aux divers événements, comités, activités des instances, anticipe la rédaction de notes, ou de messages à publier et assure la coordination avec les différents services ;
  • Organise des rencontres politiques avec les ministres et sous-ministres ;
  • Anticipe et exécute des recherches afin de rassembler les informations et les données pertinentes des projets et dossiers liés à la présidence sur des sujets politiques ou des mandats de la présidence ;
  • Soutient les activités des instances en lien avec les mandats de la présidence ;
  • Répond au téléphone, détermine la nature des affaires à traiter, établit les priorités et fournit l’aide appropriée ;
  • Organise les déplacements de la présidence., en respectant les politiques et règles en vigueur ;
  • Développe des outils de gestion et des méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant l’amélioration et l’efficacité de la gestion du bureau de la présidence ;
  • Effectue le suivi de la correspondance et de la rédaction des lettres de la présidence, produit des rapports et autres documents en lien avec le comité exécutif et le conseil syndical ainsi que certains comités de direction ;
  • Assure les communications du bureau de la présidence, effectue le suivi de la rédaction des mots et des lettres ainsi que de l’ordre du jour et des suivis des réunions des différents comités ;
  • Effectue le traitement des notes des frais de la présidence et en assure le suivi ;
  • Accueille les visiteurs ;
  • Assiste aux réunions de l’exécutif, consigne, rédige et révise les procès-verbaux ;
  • Assure un suivi des décisions de l’exécutif en lien avec les mandats de la présidence ;
  • S’assure du classement et de l’archivage des dossiers sous la responsabilité du bureau de la présidence ;
  • Agit à titre d’adjointe à la présidence d’assemblée du conseil syndical.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales en administration ou l’équivalent
  • Excellente connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office
  • Connaissance de la fonction publique et des organisations parapubliques (atout)
  • Bonne connaissance du milieu syndical
  • 5 à 7 ans d’expérience pertinente à titre d’adjointe de haute direction ou l’équivalent 

Qualités requises

  • Diplomatie, rigueur, initiative et jugement
  • Esprit de synthèse
  • Discrétion
  • Capacité à travailler sous pression
  • Bonne capacité à interagir avec les différents paliers gouvernementaux 
  • Excellent sens de l’organisation

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Salaire : selon l’expérience, en référence à la classe d’emploi 5 de l’échelle salariale de la convention collective en vigueur (taux horaire de 33,59 $ à 42,17 $)
  • Localité de travail : Montréal ou Québec
  • Horaire de travail : 35 heures par semaine

PROCÉDURE POUR POSTULER

Veuillez transmettre votre candidature à recrutement@spgq.qc.ca au plus tard le 27 mars 2024 avant 16 h 30.