Adjointe administrative ou adjoint administratif au secretariat et au membrariat

Date limite pour postuler : 28 septembre 2022, 16:30

Emploi permanent

Localité de travail : Québec

Sommaire du poste

La personne adjointe au Secrétariat et au membrariat soutient administrativement la personne secrétaire du SPGQ dans l’organisation du secrétariat général ainsi que pour toute demande relevant du secrétaire.

Description des fonctions

Secrétariat et membrariat

  • Participer et assister à l’organisation des différentes réunions de comités (comité d’appel du Règlement no.3, comité d’unité d’accréditation, etc.)
  • Participer et assister à la rédaction les procès-verbaux lorsque requis ;
  • Assurer le suivi des dossiers reçus et les transférer aux personnes désignées, à la demande du Secrétaire, pour suivi approprié, effectuer des rappels sur une base régulière afin de respecter les délais fixés ;
  • S’occuper de la boîte de courriel du service (secretariat.general@spgq.qc.ca) et assurer une répartition de la communication entrante aux personnes ressources responsables tout en réglant la correspondance qui relève de sa fonction propre ;
  • Répondre au téléphone, déterminer la nature des affaires à traiter, établir les priorités et fournir l’aide appropriée ;
  • Organiser les déplacements du Secrétaire ainsi que certaines de ses rencontres, en respectant les politiques et règles en vigueur ;
  • Assister le secrétaire dans la gestion des demandes d’accès à l’information et autres dossiers politiques courants, etc. ;
  • Soutenir le service au fichier des membres lors de périodes plus achalandées et/ou de demandes spécifiques.

Accréditation

  • Assurer le soutien administratif lors des demandes ou modifications en accréditation ;
  • Faire un suivi des demandes et s’assurer de l’envoi et réception des documents officiels, tels les formulaires d’adhésion, des résolutions et tout autre document des requêtes ou dissolution ;
  • Assurer le soutien administratif du comité de formation, dont la rédaction des procès-verbaux des rencontres ;

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Exigences

  • Diplôme d‘études collégiales en bureautique avec 2 à 3 ans d‘expérience pertinente ou

un diplôme d‘études professionnelles avec 5 ans d‘expérience pertinente ;

  • Excellente connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française
  • Maîtrise des logiciels de la Suite Office
  • Connaissance de la Fonction publique et parapublique (atout)
  • Bonne connaissance du milieu syndical

Qualités requises

  • Diplomatie, rigueur, initiative et jugement
  • Discrétion
  • Capacité à travailler sous pression
  • Capacité d’adaptation aux priorités changeantes de l’organisation
  • Bonne capacité à interagir avec les gestionnaires et les Élus
  • Excellent sens de l’organisation
  • Disponibilité et entregent

Conditions de travail

Salaire :   Selon l’expérience, en référence à la classe d’emploi 3 de l’échelle salariale de la convention collective (taux horaire de 26,78 $ à 35,03 $)

Localité de travail : Québec

Horaire de travail : 35 heures semaine

Vacances : 4 semaines après une année de service

Avantages sociaux concurrentiels (assurance collective incluant le dentaire, régime de retraite à prestation déterminée)

Procédure pour postuler

Veuillez transmettre votre candidature par courrier électronique à recrutement@spgq.qc.ca au plus tard le 27 septembre 2022, avant 16 h 30.