Votre guide mobilisation
Premièrement, il faut évaluer la meilleure façon d’assurer la participation des membres. Les membres se déplaceront-ils pour une réunion en personne ou une formule en ligne facilitera-t-elle une meilleure participation ? Une formule hybride est-elle envisageable en considérant les possibles problèmes techniques ?
Peu importe la formule choisie, vous devez prévoir :
- Quelques délégués, dont un coordonnateur
- Un ou des sujets d’intérêt
- Une invitation deux semaines d’avance
- Des membres informés
Pour une assemblée en personne ou en mode hybride :
- Un local spacieux où l’on peut manger
- Un bon traiteur
- Des sacs de poubelle pour laisser le local propre à votre départ.
Pour une assemblée virtuelle ou en mode hybride :
- Demandez à ce que les participants gardent leur caméra ouverte
- Veillez à ce que les participants conservent leur microphone fermé lorsqu’ils ne prennent pas la parole
- Remplissez une feuille de présence (en format Word, Excel ou PDF) pour tous les membres présents
Préparation
1. Déterminez une date où la participation des membres sera optimale en fonction des activités dans votre milieu de travail. Idéalement, convoquez les membres deux semaines avant l’événement. Informez-vous des façons de faire pour l’utilisation des outils de l’employeur pour la convocation d’une réunion (courriel) et la tenue d’une assemblée (Teams). Afin de connaître les protocoles à respecter pour l’utilisation des outils de votre employeur, communiquez avec une personne à l’organisation de travail pour la fonction publique ou avec la personne conseillère attitrée à votre unité parapublique.
2. Trouvez une salle suffisamment grande avec des chaises et où il est permis de manger si vous tenez une réunion en mode hybride.
3. Réservez rapidement la salle. Si elle appartient à l’employeur, vous devez l’informer de la nature de l’activité si vous tenez une réunion en mode hybride.
4. Rédigez une convocation comprenant les informations suivantes :
- Date, heure et endroit;
- Ordre du jour;
- Mention si le repas est fourni ou non;
- Sondage Doodle pour confirmer les présences, avec date limite de réponse, pour permettre la commande de repas si vous prévoyez des lunchs. (Une liste de présences est nécessaire pour le remboursement des lunchs sur place.) Prévoyez un choix de repas végétariens et hypo allergènes, si nécessaire.
5. Informez-vous des façons de faire pour l’utilisation des outils de l’employeur pour la convocation d’une réunion (courriel) et la tenue d’une assemblée (Teams). Afin de connaître les protocoles à respecter pour l’utilisation des outils de votre employeur, communiquez avec une personne à l’organisation de travail pour la fonction publique ou avec la personne conseillère attitrée à votre unité parapublique. Envoyez la convocation.
6. Allez voir chaque jour sur Doodle les confirmations de participation et envoyez un rappel aux membres la veille ou le matin même de la réunion.
7. Prévoir des sacs à poubelle pour le jour de l’assemblée afin de laisser le local propre à votre départ.
8. Déterminez une date où la participation des membres sera optimale en fonction des activités dans votre milieu de travail. Idéalement, convoquez les membres une semaine avant l’événement. Informez-vous des façons de faire pour l’utilisation des outils de l’employeur pour la convocation d’une réunion (courriel) et la tenue d’une assemblée (Teams). Afin de connaître les protocoles à respecter pour l’utilisation des outils de votre employeur, communiquez avec une personne à l’organisation de travail pour la fonction publique ou avec la personne conseillère attitrée à votre unité parapublique.
9. Informez-vous des façons de faire pour l’utilisation des outils de l’employeur pour la convocation d’une réunion (courriel) et la tenue d’une assemblée (Teams). Afin de connaître les protocoles à respecter pour l’utilisation des outils de votre employeur, communiquez avec une personne à l’organisation de travail pour la fonction publique ou avec la personne conseillère attitrée à votre unité parapublique. Envoyez la convocation à vos membres à leur courriel personnel ou professionnel.
10. Envoyez un rappel aux membres la veille ou le matin même de la réunion.
11. Répartissez les tâches entre les personnes déléguées. Au moins 30 minutes avant l’heure prévue de l’assemblée, prévoyez :
- Une à deux personnes pour assurer la production d’une liste de présence et d’un procès-verbal;
- Une à deux personnes pour la réception du repas à la porte à l’heure prévue;
- Une à deux personnes pour disposer les chaises dans la salle;
- Une à deux personnes à l’entrée pour faire signer les participants et distribuer les repas;
- Une personne pour brancher électroniquement les membres qui sont à distance (si applicable).
12. À la fin de l’assemblée, remettez la salle en ordre et les chaises en place, triez les déchets et le recyclage et disposez-les dans les sacs.
13. Préparez un procès-verbal de la rencontre et envoyez-le à tous les membres présents. Si certains points nécessitent un suivi, assurez-vous de le faire dans les jours et semaines qui suivent. Faites parvenir également le procès-verbal de la rencontre, le procès-verbal de l’élection (s’il y a lieu), la liste de présences ainsi que l’avis de convocation au ou à la secrétaire du SPGQ.
Aide-mémoire
>> Téléchargez la version pdf de l’aide-mémoire
| DESCRIPTION | DÉLAI / DATE | NOTE |
|---|---|---|
| AVANT L’ACTIVITÉ | ||
| Déterminer l’objet de l’activité | ||
| Réserver une salle / Prévoir la plateforme virtuelle | ||
| Rédiger la convocation | ||
| Faire un sondage Doodle (présences) | ||
| Envoyer la convocation | ||
| Relancer les retardataires | ||
| Identifier un traiteur | ||
| Commander les repas | ||
| Envoyer le lien (vidéoconférence) | ||
| Envoyer les documents par courriel la veille (vidéoconférence) | ||
| Se présenter sur le lieu de l’activité au moins quinze minutes à l’avance pour préparer la salle et les documents | ||
| Déterminer l’objet de l’activité | ||
| Préparer la salle | ||
| PENDANT L’ACTIVITÉ | ||
| Traiter les points à l’ordre du jour | ||
| Remplir une feuille de présence (si en présentiel) | ||
| APRÈS L’ACTIVITÉ | ||
| Ranger la salle | ||
| Trier les déchets et le recyclage et en disposer | ||
| Rédiger le procès-verbal | ||
| Envoyer le procès-verbal aux participants | ||
| Faire le suivi des sujets discutés, s’il y a lieu | ||
Vous pouvez obtenir du soutien du Secrétariat du SPGQ s’il s’agit d’élections ou de tenir une réunion dans une unité orpheline afin de préparer l’envoi des avis de convocation et les rappels.